אחראית ניהול ותפעול התחום האדמיניסטרטיבי -מחלקת אורטוב
תל אביב-יפו | משרה מלאה | ניהול ותפעול
תיאור המשרה
אחראית ניהול ותפעול התחום האדמיניסטרטיבי -מחלקת אורטוב תפעול המערך האדמיניסטרטיבי, התקציבי והלוגיסטי במחלקת אורטוב. להבטחת הרצף התפעולי של המחלקה, תפעול משאבים כספיים, הפקת כנסים, מענה גרפי ותמיכה שוטפת לצוותים. תחומי אחריות ופעילות
הגדרת תחומי האחריות של בעל התפקיד ופירוט קצר שלהם כולל רמות האינטנסיביות בעיסוק: (יומיומי- שוטף/ תקופתי). • משרדי שוטף-קביעת פגישות, הוצאת מכתבי מחלקה • גפ"ן-ארגון והעלאת תוכניות אורטוב למערכת הגפ"ן, בניית מחירון תכניות אורטוב, מעקב רכישת תוכניות, תקציב גפן אורטוב הקמה, מעקב ניצול באורטוב ובבתי הספר, הכנה לגביה ומעקב אחר חיוב בתי הספר, תשלום לכל הספקים עבור פעילויות תוכניות אורטוב, מעקב ובקרה על תקציב אורטוב
• גרפיקה עיצוב הפקה-הכנת מצגות, פליירים, חומרים ממותגים לפרסום, הכנה הדפסה והפצה.
• כנסים והשתלמויות- טיפול לוגיסטי בכנסים של מנהל חינוך וקהילה ואורטוב לכל אורך השנה, טיפול בתשלומים לכנסים והשתלמויות של מנהל חינוך וקהילה ואורטוב
• אקלים -הקמת שאלוני אקלים בסמארט סקול ומעקב אחרי המענה לשאלונים
• תרומות- מעקב וניצול תקציב תרומות, סיוע בכתיבת בקשות, הכנת דוחות והגשה לתורמים שגרות:
• משרדי שוטף- לפי צורך לאורך השנה מנהלת מחלקה וצוות
• גפ"ן- בהתאם למשימות: פעם בשנה, 2-3 פעמים בשנה, במהלך השנה, מעקב חודשי, שבועי וכמעט יומיומי
• גרפיקה-לפי צורך ודרישה
• כנסים והשתלמויות-4-5 פעמים בשנה ולפי צורך מול התקציב הנדרש
• אקלים-פעם ופעמיים בשנה
• תרומות-במהלך השנה לפי הצורך ובסוף השנה ממשקים:
• מנהלת אורטוב וצוות המחלקה
• הנה"ח וכספים
• ספקים ונותני שירות חיצוניים
• מינהלת הגפ"ן
• מנהלי בתי"ס ומזכירויות
דרישות
• ניסיון בתפקידי אדמיניסטרציה, תפעול או ריכוז פרויקטים • ניסיון במעקב ובקרה אחר תקציבים, עבודה מול ספקים, הפקת דוחות כספיים וניהול תהליכי גבייה ותשלומים.
• הכירות עם הגפ"ן - יתרון יכולת למידה של מערכות ממוחשבות.
• סדר, דיוק, אמינות ושירותיות. מדדי הצלחה - • שוטף-במועד לפי שנדרש
• גפ"ן-מספר התוכניות שאושרו, ניצול מירבי ונכון, גביה מלאה בהתאם לתקציב, תשלום לכל הספקים
• גרפיקה-שביעות רצון המבקש והמנהלים
• כנסים והשתלמויות-שביעות רצון המשתתפים והצוות, תשלום בזמן לספקים
• אקלים-שאלון נגיש, דוחות ברורים ובמועד
• תרומות-ניצול מירבי ונכון, הגשה במועד ולפי דרישות התורמים