עוזר/ת אישי/ת למנכ"ל
רעננה | משרה מלאה | 3-5 שנים | אדמיניסטרציה
תיאור המשרה
לתפקיד מרכזי בצמוד למנכ"ל דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת מנוסה, עם ניסיון משמעותי בליווי מנכ"ל בארגון בינוני או גדול ובעבודה שוטפת מול הנהלה בכירה.
התפקיד משלב ניהול אישי ושוטף של לשכת המנכ"ל לצד עבודת מטה משמעותית: השתתפות בישיבות הנהלה, הכנת מצגות וחומרים מקצועיים, כתיבת פרוטוקולים, מעקב אחר החלטות וקידום משימות ותהליכים חוצי ארגון.
מחפשים מישהו/י שיודע/ת להיות יד ימינו של המנכ"ל, לנהל סדר יום מורכב ומשתנה, לעבוד באופן עצמאי מול סמנכ"לים ומנהלים בכירים ולוודא שדברים מתקדמים עד לסגירה.
דרישות
• 3-5 שנות ניסיון בתפקיד עוזר/ת אישי/ת למנכ"ל בארגון או בחברה המעסיקים לפחות 60 עובדים.
• ניסיון מוכח בעבודה אישית וישירה מול מנכ"ל ובהתנהלות שוטפת מול הנהלה בכירה.
• ניסיון מעשי בהשתתפות בישיבות הנהלה, כתיבת פרוטוקולים וסיכומי דיונים והכנת מצגות.
• ניסיון בהובלת פרויקטים ותהליכים חוצי ארגון ובהנעת ממשקים.
• ניסיון בניהול יומן מנכ"ל מורכב ובתיאום פעילות ניהולית שוטפת.
• תואר ראשון.
• עברית ברמת ניסוח וכתיבה גבוהה מאוד.
• אנגלית ברמה גבוהה מאוד, בכתב ובעל פה.
• שליטה מלאה ב-Outlook, PowerPoint, Word ו-Excel.
• אוריינות טכנולוגית גבוהה ויכולת עבודה עם כלים דיגיטליים וכלי AI.
• רישיון נהיגה בתוקף ורכב פרטי לצורך התניידות במסגרת התפקיד.
• יתרון: ניסיון בעבודה עם Salesforce, יתרון משמעותי.
• יתרון: ניסיון בעבודה עם Priority.
• יתרון: ניסיון קודם בסביבה ארגונית גדולה או מורכבת.
תחומי אחריות
• ניהול אישי ושוטף של לשכת המנכ"ל, כולל יומן מורכב, תיאום פגישות, תכתובות, נסיעות ושינויים בזמן אמת.
• השתתפות בישיבות הנהלה בכירה ובפורומים ניהוליים, הכנת סדרי יום, כתיבת פרוטוקולים וסיכומי דיונים.
• הכנת מצגות, מסמכי עבודה וחומרי רקע מקצועיים עבור המנכ"ל וההנהלה, כולל איסוף, עיבוד והצגת מידע.
• מעקב אחר החלטות הנהלה, תוכניות עבודה ומשימות חוצות ארגון עד להשלמתן.
• עבודה ישירה ושוטפת מול סמנכ"לים, מנהלים בכירים וממשקים חיצוניים.
• קידום פרויקטים ותהליכים חוצי ארגון והנעת ממשקים ללא סמכות ניהולית ישירה.
• ליווי המנכ"ל לפגישות, סיורים ואירועים מחוץ למשרד בהתאם לצורך.
• אחריות על התפעול השוטף של לשכת המנכ"ל, כולל תיאום נסיעות לחו"ל.